Политика управления дебиторской задолженностью представляет собой часть общей политики управления оборотными активами и маркетинговой политики предприятия, направленной на расширение объема реализации продукции и заключающейся в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременной ее инкассации.
В условиях конкуренции многие предприятия вынуждены производить продажу товара с отсрочкой платежей. Дебиторская задолженность - это сумма требований, предъявляемых предприятием к своим дебиторам на определенную дату. Дебиторы - юридические и физические лица, которые имеют задолженность перед данным предприятием. Возникновение дебиторской задолженности в системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс хозяйственной деятельности предприятия.
Объем дебиторской задолженности зависит от многих факторов: объема производства, вида продукта, емкости рынка, степени его наполняемости продукцией, системы расчетов с покупателями, их финансового состояния и т.д.
В современной хозяйственной практике дебиторская задолженность классифицируется но следующим видам:
■ задолженность за товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил;
■ задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в срок;
■ задолженность но векселям полученным;
■ задолженность но расчетам с бюджетом;
■ задолженность по расчетам с персоналом;
■ прочие виды дебиторской задолженности.
Среди перечисленных видов наибольший объем дебиторской задолженности предприятий приходится на задолженность по товарным операциям (первые три вида дебиторской задолженности). Поэтому управление дебиторской задолженностью связано в первую очередь с оптимизацией размера и обеспечением инкассации задолженности покупателей за реализованную продукцию.
В бухгалтерской отчетности дебиторская задолженность является комплексной статьей и классифицируется по нескольким признакам.
По экономическому содержанию в соответствии с ПБУ 4/99 "Доходы организаций" в ее составе выделены: покупатели и заказчики; векселя к получению; задолженность дочерних и зависимых обществ; задолженность участников (учредителей) по взносам в уставной капитал; авансы выданные; прочие дебиторы. Такая группировка позволяет классифицировать долги но источникам образования, видам обязательств, характеру задолженности.
По времени возврата задолженность подразделяется на нормальную (в пределах срока) и просроченную. Нормальной считается задолженность, вытекающая из установленных правил расчетов, являющаяся неизбежным балансовым остатком на начало каждого месяца, просроченная - задолженность с истекшим сроком погашения но договору. Такое деление задолженности важно с точки зрения контроля за ее возвратом и анализа финансового положения предприятия.
По срокам погашения дебиторская задолженность подразделяется на две группы - краткосрочную и долгосрочную. Краткосрочной считается задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты. По долгосрочной задолженности платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты. Наличие значительной дебиторской задолженности, платежи но которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, свидетельствует об иммобилизации оборотных средств и возможном ухудшении финансового состояния предприятия.
По степени обеспечения выделяется дебиторская задолженность обеспеченная и не обеспеченная различными способами, предусмотренными законодательством и договором (залог, поручительство, банковская гарантия и т.д.). Данная группа важна и с юридической точки зрения при взыскании задолженности с дебиторов.
По возможности взыскания дебиторскую задолженность делят на:
■ надежную - задолженность в пределах срока, установленного договором, а также обеспеченную задолженность;
■ сомнительную - необеспеченная и непогашенная в срок задолженность, но у которой есть вероятность погашения;
■ безнадежную - задолженность с истекшим сроком исковой давности, невозможную к получению.
Предприятие вправе создавать резервы сомнительных долгов но расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию и услуги, относимые на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. Следует отметить, что сомнительным долгом признают дебиторскую задолженность предприятия, которая не погашена в сроки, установленные договорами и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Теоретически осуществление предпринимательской деятельности предполагает, что по мере проведения хозяйственных операций предприятие не только возвращают вложенные средства, но и получает доход. Однако на практике нередко возникают ситуации, когда но тем или иным причинам предприятия не имеют возможности взыскать долги с контрагентов. Увеличение дебиторской задолженности, опережающее рост объемов деятельности, ухудшает финансовое состояние предприятия. Формирование дебиторской задолженности - это иммобилизация средств, которые выпадают из оборота, не дают дохода, что вызывает санкции за нарушение обязательств перед кредиторами.
Наиболее эффективным является такое кредитование покупателей предприятия, при котором максимизируются чистые денежные поступления, компенсирующие риск вследствие отсрочки платежа.
Задачами управления дебиторской задолженностью являются:
■ ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
■ выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
■ определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
■ ускорение востребования долга;
■ уменьшение бюджетных долгов;
■ оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, т.е. упущенной выгоды от неиспользования средств, авансированных в дебиторскую задолженность.
В системе управления финансами предлагаются следующие мероприятия но управлению дебиторской задолженностью:
■ исключение из числа партнеров предприятий с высокой степенью риска;
■ периодический пересмотр предельной суммы кредита;
■ использование возможности оплаты дебиторской задолженности векселями, ценными бумагами;
■ формирование принципов расчетов предприятия с контрагентами на предстоящий период;
■ выявление финансовых возможностей предоставления предприятием товарного (коммерческого кредита);
■ определение возможной суммы оборотных активов, отвлекаемых в дебиторскую задолженность по товарному кредиту, а также но выданным авансам;
■ формирование условий обеспечения взыскания задолженности;
■ формирование системы штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств контрагентами;
■ использование современных форм рефинансирования задолженности;
■ диверсификация клиентов с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчиком.
Эти меры лежат в основе политики управления дебиторской задолженностью предприятия, формирование которой осуществляется но следующим основным этапам:
- 1. Анализ дебиторской задолженности предприятия в предшествующем периоде.
- 2. Построение эффективных систем контроля за своевременной инкассацией дебиторской задолженности.
- 3. Формирование принципов кредитной политики по отношению к покупателям данной продукции путем определения системы кредитных условий и формирования стандартов оценки кредитоспособности покупателей.
- 4. Определение возможной суммы оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность но товарному кредиту.
- 5. Формирование процедуры инкассации дебиторской задолженности.
- 6. Обеспечение использования на предприятии современных форм рефинансирования дебиторской задолженности.
В процессе анализа сложившейся дебиторской задолженности рассчитываются следующие показатели:
■ коэффициент отвлечения оборотных средств в дебиторскую задолженность, показывающий долю оборотных активов, находящихся в форме дебиторской задолженности;
■ средний период инкассации дебиторской задолженности предприятия, характеризующий ее роль в фактической продолжительности операционного и финансового циклов предприятия;
■ количество оборотов дебиторской задолженности, характеризующее скорость обращения авансированных в нее средств в течение отчетного периода.
В процессе более детального анализа дебиторской задолженности оценивается ее состав по отдельным "возрастным группам", т.е. предусмотренным договорами срокам ее инкассации. Отдельно изучается просроченная дебиторская задолженность, выделяются сомнительная и безнадежная ее части. В процессе этого анализа рассчитываются следующие показатели:
■ коэффициент просроченной дебиторской задолженности, показывающий долю просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности;
■ средний "возраст" просроченной (сомнительной, безнадежной) дебиторской задолженности.
Большое значение имеет не только величина, но и качество дебиторской задолженности, которое характеризуется рядом показателей:
■ долей обязательств, обеспеченных залогом, поручительством или банковской гарантией;
■ удельным весом вексельной формы расчетов;
■ долей резервов по сомнительным долгам в общей сумме дебиторской задолженности;
■ удельным весом просроченных долгов в их совокупной величине.
Уменьшение доли обеспеченной дебиторской задолженности, включая вексельное покрытие, сокращение резервов но сомнительным долгам, рост величины и удельного веса просроченных обязательств, свидетельствуют о снижении качества дебиторской задолженности, увеличении риска потерь и убытков от ее непогашения.
Для контроля своевременности инкассации дебиторской задолженности целесообразно классифицировать ее но срокам возникновения, составлять реестр старения счетов дебиторов, позволяющий определить периоды, в которые были допущены просчеты в управлении дебиторской задолженностью, рассчитывать взвешенное старение счетов дебиторов. На основе реестра старения дебиторской задолженности рассчитываются коэффициенты инкассации, показывающие долю поступления средств в текущем периоде в оплату продукции, отгруженной в этом же периоде. Для оценки реального состояния дебиторской задолженности оценивается вероятность безнадежных долгов но срокам возникновения задолженности и определяется сумма резерва но сомнительным долгам. Однако данный контроль динамики дебиторской задолженности не может быть произведен на основе данных финансовой отчетности, а требует информации аналитических и синтетических счетов дебиторов.
В завершение анализа определяется сумма эффекта, полученного от инвестирования средств в дебиторскую задолженность (ЭЛ(). В этих целях сумму дополнительной прибыли, полученной от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита (ПЯ1), сопоставляют с суммой дополнительных затрат но оформлению кредита и инкассации долга (ТЗД.(), а также прямых финансовых потерь от невозврата долга покупателями (безнадежная дебиторская задолженность, списанная в связи с неплатежеспособностью покупателей и истечением сроков исковой давности) (ФП,). Возникновение дополнительной прибыли от инвестирования средств в счета дебиторов связано с тем, что согласно ПБУ 4/99 "Доходы организаций" выручку от продажи товаров принимают к учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иного имущества и (или) величине дебиторской задолженности. Если объем поступлений покрывает лишь часть выручки, то ее принимают к бухгалтерскому учету в сумме поступлений и дебиторской задолженности (в части, не покрытой поступлением). Расчет этого эффекта осуществляется по формуле
Наряду с абсолютной суммой эффекта определяется и коэффициент эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность (КЭда). Он рассчитывается но формуле
где ДЗ - средний остаток дебиторской задолженности но расчетам с покупателями в рассматриваемом периоде.
В практике финансового менеджмента разработаны следующие приемы управления дебиторской задолженностью:
■ учет заказов и установление характера дебиторской задолженности;
■ АВС - анализ дебиторов;
■ анализ задолженности по видам продукции для определения невыгодных с точки зрения инкассации ее видов;
■ оценка реальной стоимости сложившейся дебиторской задолженности;
■ контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;
■ определение размеров скидок при досрочной оплате.
Составной частью политики управления дебиторской задолженностью предприятия является его кредитная политика - это решение вопросов о том, кому из покупателей, в каком размере и на какой срок предоставить кредит за отгруженную продукцию в соответствии с заключенным договором поставки.
Тип кредитной политики предприятия характеризует принципиальные подходы к ее осуществлению с позиции соотношения уровней доходности и риска кредитной деятельности предприятия. Различают три типа кредитной политики предприятия но отношению к покупателям продукции - консервативный, умеренный и агрессивный.
Консервативный (или жесткий) тип кредитной политики предприятия направлен на минимизацию кредитного риска. Такая минимизация рассматривается как приоритетная цель в осуществлении его кредитной деятельности. Осуществляя этот тип кредитной политики, предприятие не стремится к получению высокой дополнительной прибыли за счет расширения объема реализации продукции, напротив, сокращаются круг покупателей продукции в кредит за счет групп повышенного риска, сроки предоставления кредита и его размер, ужесточаются условия предоставления кредита и повышается его стоимость, используются жесткие процедуры инкассации дебиторской задолженности.
Умеренный тип кредитной политики предприятия характеризует типичные условия ее осуществления в соответствии с принятой коммерческой и финансовой практикой и ориентируется на средний уровень кредитного риска при продаже продукции с отсрочкой платежа.
Агрессивный (или мягкий) тип кредитной политики предприятия приоритетной целью кредитной деятельности ставит максимизацию дополнительной прибыли за счет расширения объема реализации продукции в кредит, не считаясь с высоким уровнем кредитного риска. Механизмом реализации политики такого тина является распространение кредита на более рискованные группы покупателей продукции, увеличение периода предоставления кредита и его размера, снижение стоимости кредита до минимально допустимых размеров, предоставление покупателям возможности пролонгирования кредита.
В процессе выбора типа кредитной политики должны учитываться следующие основные факторы:
■ современная коммерческая и финансовая практика осуществления торговых операций;
■ общее состояние экономики, определяющее финансовые возможности покупателей, уровень их платежеспособности;
■ сложившаяся конъюнктура товарного рынка, состояние спроса на продукцию предприятия;
■ потенциальная способность предприятия наращивать объем производства продукции при расширении возможностей ее реализации за счет предоставления кредита;
■ правовые условия обеспечения взыскания дебиторской задолженности;
■ финансовые возможности предприятия в части отвлечения средств в дебиторскую задолженность;
■ отношение собственников и менеджеров предприятия к уровню допустимого риска в процессе осуществления хозяйственной деятельности.
Консервативный тин кредитной политики отрицательно влияет на рост объемов деятельности предприятия и формирование устойчивых коммерческих связей, в то время как агрессивный ее вариант может вызвать чрезмерное отвлечение финансовых средств, снизить уровень платежеспособности предприятия, вызвать впоследствии значительные расходы но взысканию долгов, а в конечном итоге снизить рентабельность оборотных активов.
При формировании кредитной политики необходимо определить сумму финансовых ресурсов, авансируемых в дебиторскую задолженность. При расчете этой суммы необходимо учитывать планируемые объемы реализации продукции в кредит, средний период предоставления отсрочки платежа, средний период просрочки платежей исходя из сложившейся хозяйственной практики, коэффициент соотношения себестоимости и цены реализуемой в кредит продукции.
Расчет необходимой суммы финансовых средств, авансируемых в дебиторскую задолженность (АЛ1), осуществляется но формуле
где Рв - объем реализации продукции в кредит;
Кс/а - коэффициент соотношения себестоимости и цены реализованной продукции; ППК, - средний период предоставления кредита, дней;
III", средний период просрочки платежей по предоставленным кредитам.
Если финансовые возможности предприятия не позволяют инвестировать расчетную сумму средств в полном объеме, то либо необходимо изменить условия кредитования, либо должен быть скорректирован планируемый объем реализации продукции в кредит.
Таким образом, сумма дебиторской задолженности по товарным операциям определяется двумя факторами: объемом реализации в кредит и средним промежутком времени между реализацией товара и получением выручки.
С целью максимизации притока денежных средств предприятию необходимо разработать систему договоров с гибкими условиями и формами оплаты: предоплата, частичная предоплата, передача на реализацию, выставление промежуточного счета, банковская гарантия, гибкое ценообразование.
Стоимость предоставления кредита характеризуется системой ценовых скидок при осуществлении немедленных расчетов за приобретенную продукцию. В сочетании со сроком предоставления кредита такая ценовая скидка характеризует стоимость предоставляемой отсрочки платежа, рассчитываемой в годовой процентной ставке. Алгоритм этого расчета характеризуется формулой
где ПСК - стоимость предоставляемого кредита, %;
ЦС" - ценовая скидка, предоставляемая покупателю при осуществлении
немедленного расчета за приобретенную продукцию, %; СПК - срок предоставления кредита, дней.
Устанавливая стоимость товарного кредита, необходимо иметь в виду, что она не должна превышать уровень процентной ставки но краткосрочному банковскому кредиту. В противном случае она не будет стимулировать реализацию продукции в кредит, так как покупателю будет выгодней взять краткосрочный кредит в банке (на срок, равный кредитному периоду, установленному продавцом) и рассчитаться за приобретенную продукцию при ее покупке.
Обязательным элементом политики управления дебиторской задолженностью является система штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств покупателями, формируемая в процессе разработки кредитных условий. Размеры этих штрафных санкций должны полностью возмещать все финансовые потери предприятия-кредитора (потерю дохода, инфляционные потери, возмещение риска снижения уровня платежеспособности и др.).
Развитие рыночных отношений и инфраструктуры финансового рынка позволяют использовать в практике финансового менеджмента такую форму управления дебиторской задолженностью, как ее рефинансирование, т.е. ускоренный перевод в другие формы оборотных активов предприятия - денежные средства и высоколиквидные краткосрочные ценные бумаги.
Основными формами рефинансирования дебиторской задолженности, используемыми в настоящее время, являются:
■ факторинг;
■ учет векселей, выданных покупателями продукции;
■ форфейтинг.
Факторинг представляет собой финансовую операцию, заключающуюся в уступке предприятием-продавцом права получения денежных средств по платежным документам за поставленную продукцию в пользу банка или специализированной факторинговой компании, которые принимают на себя все кредитные риски но инкассации долга. За осуществление такой операции факторинговая компания взимает с предприятия-продавца комиссионную плату в процентах к сумме рефинансируемого долга. При факторинговой операции компания кредитует предприятие в форме предварительной оплаты долговых требований по платежным документам (обычно в размере от 70 до 90% суммы долга в зависимости от степени риска). Остальные 10-30% суммы долга временно депонируются банком в форме страхового резерва при его непогашении покупателем (эта депонированная часть долга возвращается предприятию-продавцу после полного погашения суммы долга покупателем).
Факторинговая операция позволяет предприятию рефинансировать большую часть дебиторской задолженности в короткие сроки, сократив тем самым длительность финансового и операционного цикла. За ускорение инкассации долга продавец несет дополнительные расходы (по оплате комиссионных), также он утрачивает прямые контакты с покупателем в процессе осуществления им платежей.
Эффективность факторинговой операции для предприятия-продавца определяется путем сравнения уровня расходов по этой операции со средним уровнем процентной ставки по краткосрочному банковскому кредитованию.
Учет векселей, выданных покупателями продукции, представляет собой финансовую операцию но их продаже банку (или другому юридическому лицу) по дисконтной цене, устанавливаемой в зависимости от их номинала, срока погашения и учетной вексельной ставки. Учетная вексельная ставка состоит из средней депозитной ставки, ставки комиссионного вознаграждения, а также уровня премии за риск при сомнительной платежеспособности векселедателя. Указанная операция может быть осуществлена только с переводным векселем.
Учетная (дисконтная) цена векселя (УЦ") определяется по формуле
где НС - номинальная сумма векселя, подлежащая погашению векселедателем в предусмотренный в нем срок; Д - количество дней от момента продажи (учета) векселя до момента его погашения векселедателем; УС, - годовая учетная вексельная ставка, по которой осуществляется дисконтирование суммы векселя, %.
Форфейтинг представляет собой финансовую операцию но рефинансированию дебиторской задолженности по экспортному товарному кредиту путем передачи переводного векселя в пользу банка (факторинговой компании) с уплатой последнему комиссионного вознаграждения. Банк (факторинговая компания) берет на себя обязательство по финансированию экспортной операции путем выплаты но учтенному векселю, который гарантируется предоставлением аваля банка страны импортера. В результате задолженность покупателя но товарному кредиту трансформируется в задолженность в пользу банка. По своей сути форфейтинг соединяет элементы факторинга и учета векселей. Форфейтинг используется при осуществлении долгосрочных экспортных поставок и позволяет экспортеру немедленно получать денежные средства. Его недостатком является высокая стоимость.
Критерием оптимальности кредитной политики, а соответственно и среднего размера дебиторской задолженности но расчетам с покупателями за реализуемую им продукцию выступает следующее условие:
где Д3" - оптимальный размер дебиторской задолженности предприятия при нормальном его финансовом состоянии; ОП - дополнительная прибыль, получаемая предприятием от увеличения продажи продукции в кредит; ОЗл, - дополнительные затраты предприятия по обслуживанию дебиторской задолженности; ПКЛ1 - размер потерь средств, авансированных в дебиторскую задолженность.
Таким образом, оптимальная сумма дебиторской задолженности должна быть такой, чтобы увеличение денежных потоков от роста объемов продаж равнялось или превосходило увеличение издержек от роста вложений в счета к получению.
Для разработки системы управления дебиторской задолженностью компании нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем доработки системы бухгалтерского учета. Однако, прежде чем приступить к доработке системы управления дебиторской задолженностью, следует определить принципы учета и контроля дебиторской задолженности.
Разработка системы управления дебиторской задолженностью в компании
Проблемы управления дебиторской задолженностью, с которыми сталкиваются предприятия, достаточно типичны:
- нет достоверной информации о сроках погашения обязательств компаниями-дебиторами;
- не регламентирована работа с просроченной дебиторской задолженностью;
- отсутствуют данные о росте затрат, связанных с увеличением размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;
- не проводится оценка кредитоспособности покупателей и эффективности коммерческого кредитования;
- функции сбора денежных средств, анализа дебиторской задолженности и принятия решения о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.
Кстати, в есть курс, посвященный управлению дебиторской задолженностью.
Пример 1
Рассмотрим алгоритм на примере условного предприятия ООО «Посредник»1. Эта фирма закупает крупные партии товара у поставщика на условиях предоплаты с последующей их розничной реализацией с рассрочкой платежа. Отчеты, которые позволяет сформировать система бухгалтерского учета, представлены в сводной таблице 1 (см. подробнее про дебиторскую задолженность в бухгалтерском балансе). Такой отчет по своему содержанию соответствует отчетам, составляемым наиболее типичными бухгалтерскими системами. Очевидно, что на основании этих данных можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя. Но это не дает никакой информации о том, какая часть дебиторской задолженности просрочена и когда следует ожидать поступления платежей.
Рассмотрим подробнее способы решения перечисленных проблем, а также основные элементы системы управления дебиторской задолженностью.
Таблица 1. Сводные данные по текущей задолженности
ООО «Покупатель» на 12.02.05
| Документы | № | Дата | Сумма, тыс. руб. |
|---|---|---|---|
| Счета-фактуры | 103 | 25.12.04 | 100 |
| 109 | 27.12.04 | 600 | |
| 141 | 03.01.05 | 650 | |
| Итого | 1350 | ||
| Платежные поручения | 245 | 18.01.05 | 16 |
| 252 | 20.01.05 | 20 | |
| 265 | 22.01.05 | 50 | |
| 278 | 23.01.05 | 14 | |
| 300 | 06.01.05 | 200 | |
| 312 | 16.01.05 | 200 | |
| 321 | 22.01.05 | 100 | |
| 345 | 23.01.05 | 50 | |
| 356 | 29.01.04 | 50 | |
| 362 | 22.01.05 | 450 | |
| 370 | 30.01.05 | 150 | |
| Итого | 1300 | ||
| Итого текущая дебиторская задолженность | 50 | ||
Построение системы учета и контроля дебиторской задолженности
Для 1 нужна следующая информация:
- данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на настоящий момент;
- время просрочки платежа по каждому из счетов;
- размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных внутрифирменных нормативов;
- кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).
Личный опыт
Антон Ходарев ,
Можно порекомендовать при управлении дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. В нашей компании такими взаимозачетами погашается порядка 5—6% текущей дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами.
Таблица 2. Критический срок оплаты по выставленным счетам
для ООО «Покупатель» на 12.02.05
| № счета-фактуры | Дата | Сумма, тыс. руб. |
Дата отгрузки |
Стои- мость отгру- женной продукции, тыс. руб. |
Условия оплаты | Время в пути дн. |
Отсрочка по договору, дн. |
Критический срок оплаты |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 103 | 25.12.04 | 100 | 27.12.04 | 100 | От даты получения | 12 | 5 | 13.01.05 |
| 109 | 27.12.04 | 600 | 29.12.04 | 200 | От даты отгрузки | — | 10 | 08.01.05 |
| 29.12.04 | 200 | — | 15 | 13.01.05 | ||||
| 29.12.04 | 150 | — | 20 | 18.01.05 | ||||
| 29.12.04 | 50 | — | 25 | 23.01.05 | ||||
| 141 | 03.01.05 | 650 | 08.01.05 | 650 | От даты получения | 2 | 10 | 20.01.05 |
| 09.01.05 | 150 | 12 | 10 | 31.01.05 |
Таблица 3. Отчет о списании дебиторской задолженности
ООО «Покупатель» на 12.02.05
Определение критического срока оплаты
Критический срок оплаты — дата, не позднее которой должен быть осуществлен платеж по предоставленному коммерческому кредиту. Для того чтобы иметь возможность контролировать критический срок оплаты, нужно учитывать продолжительность отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.
В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.
При этом следует отметить, что в любой компании могут возникать случаи, когда заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые исказят отчетность по погашению дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.
Пример 2
Стандартное условие отгрузки продукции в рассрочку в компании ООО «Посредник» — оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути (см. табл. 2).
На основании данных табл. 2 менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.
Порядок соотнесения поступивших платежей с выставленными счетами
Усложняют управление дебиторской задолженностью случаи, когда несколько выставленных счетов погашаются одним платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.
Личный опыт
Антон Ходарев
У нас не возникает проблем с распределением поступающих платежей. На каждую отгрузку мы заключаем дополнительное соглашение к договору поставки и требуем от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты. Но для рамочных договоров, когда дополнительные соглашения не заключаются и поставляется продукция одного наименования, применение метода ФИФО при соотнесении выставленных счетов и поступивших платежей оправданно.
Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить рост затрат, связанный с незапланированным отвлечением средств из оборота компании (стоимость привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых в договор.
Пример 3
В ООО «Посредник» для контроля дебиторской задолженности по каждому дебитору формируется отчет о списании задолженности (см. табл. 3). Из таблицы видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.05, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж — на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня.
При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% × (100 тыс. руб. × 5 дн. + 84 тыс. руб. × 7 дн. + 64 тыс. руб. × 9 дн. + 14 тыс. руб. × 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.
Таблица 4. Реестр инкассации дебиторской задолженности на 12.02.05
| Счета-фактуры выставленные | Платежные поручения полученные | Текущая задолженность на дату поступления платежа, тыс. руб. | Период просрочки, дн. | ||
|---|---|---|---|---|---|
| № | Критический срок оплаты по выставленному счету | Дата | Сумма, тыс. руб. | ||
| 103 | 13.01.05 | 18.01.05 | 16 | 100 | 5 |
| 20.01.05 | 20 | 84 | 7 | ||
| 22.01.05 | 50 | 64 | 9 | ||
| 23.01.05 | 14 | 14 | 10 | ||
| 109 | 08.01.05 | 06.01.05 | 200 | 200 | 2 -1 |
| 13.01.05 | 16.01.05 | 200 | 200 | 3 | |
| 18.01.05 | 22.01.05 | 100 | 150 | 4 | |
| 23.01.05 | 50 | 50 | 5 | ||
| 23.01.05 | 29.01.04 | 50 | 50 | 6 | |
| 141 | 20.01.05 | 22.01.05 | 450 | 450 | 2 |
| 31.01.05 | 30.01.05 | 150 | 150 | -1 | |
| <1> Отрицательный период просрочки означает, что платеж покупателем был осуществлен до наступления критического срока оплаты. | |||||
| № счета-фактуры | Сумма счета-фактуры, тыс. руб. | Критический срок оплаты | Дата поступления платежа | Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб. | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 дн. | до 7 дн. | до 30 дн. | до 60 дн. | свыше 60 дн. | ||||
| ООО «Клиент» | ||||||||
| 146 | 350 | 12.01.05 | 12.01.05 | 50 | ||||
| 17.01.05 | 100 | |||||||
| 18.01.05 | 50 | |||||||
| 27.01.05 | 100 | |||||||
| 12.02.05 | 50 | |||||||
| 147 | 190 | 15.01.05 | 04.02.05 | 190 | ||||
| Итого | 540 | 50 | 150 | 290 | 50 | 0 | ||
| В % | 100 | 9 | 28 | 54 | 9 | 0 | ||
| Итого по всем дебиторам | 5500 | 2600 | 950 | 750 | 550 | 650 | ||
| Структура дебиторской задолженности, % (коэф. инкассациии) | 100 | 47 | 17 | 14 | 10 | 12 | ||
Основным инструментом контроля дебиторской задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.
Личный опыт
Наталья Яхнова , финансовый директор компании «Инмарко» (Новосибирск)
Для простоты контроля дебиторской задолженности мы формируем реестр старения. Задолженность группируется по срокам просрочки платежа:
— до 5 дней;
— до 14 дней;
— до месяца;
— до 2 месяцев;
— свыше 2 месяцев.
Можно порекомендовать сравнивать средневзвешенное время просрочки и периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, это приведет к тому, что вся безнадежная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение. Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.
Планирование поступления средств от дебиторов
Используя данные о среднем времени просрочки платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру построения бюджета движения денежных средств в части прогнозирования поступлений денежных средств. Мы рекомендуем для прогнозирования поступления платежей от покупателей использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как процент от общей суммы платежа в определенный интервал времени (см. табл. 4).
Понедельный план поступления денежных средств (могут использоваться и другие интервалы времени — декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный объем продаж. На основании информации о поступлении денежных средств можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы и планировать привлечение дополнительного финансирования.
Личный опыт
Антон Ходарев
Можно порекомендовать рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.
Пример 4
ООО «Посредник» для расчета коэффициентов инкассации формирует реестр инкассации дебиторской задолженности по каждому дебитору и по компании в целом (см. табл. 4). Как видно из табл. 4, ООО «Посредник» получает 47% платежей в качестве предоплаты, а 53% уже после отгрузки товара. Из них 17% следует ожидать в течение первой недели, 14% в течение месяца, 10% в течение двух месяцев, а по 12% оплата поступит еще позже. Допустим, за первую неделю марта ООО «Посредник» планирует реализовать продукцию на сумму 500 тыс. руб. На основании рассчитанных коэффициентов инкассации можно спрогнозировать следующие сроки поступления средств в компанию:
- предоплата - 235 тыс. руб. (47% от 500 тыс. руб.);
- до 7 дней - 85 тыс. руб. (17%);
- до 30 дней - 70 тыс. руб. (14%);
- до 60 дней - 50 тыс. руб. (10%);
- свыше 60 дней - 60 тыс. руб. (12%).
Личный опыт
Наталья Тимофеева , финансовый директор компании «Аэрвелл СНГ» (Москва)
Наша компания реализует продукцию через дилерскую сеть, распределенную по всей территории России. Одна из форм работы с дилерами — предоставление товарного кредита. Для каждого дилера установлены лимит дебиторской задолженности и сроки предоставления товарного кредита. Для планирования поступления денежных средств от компаний-дебиторов учитывается время погашения дебиторской задолженности, а также по каждому дебитору ведется статистика нарушения сроков, указанных в договоре. Как правило, просрочки платежа не превышают нескольких дней. Поэтому время поступления денежных средств от дебитора определяется как срок погашения задолженности по договору плюс среднее время просрочки.
Наталья Яхнова
При годовом планировании поступления денежных средств от дебиторов расчет делает планово-экономический отдел на основании норматива оборачиваемости дебиторской задолженности для каждого канала реализации продукции. При оперативном планировании (скользящее планирование на три месяца вперед) поступление денежных средств рассчитывается индивидуально по каждому крупному клиенту службой продаж, а планово-экономический отдел только проверяет итоговые цифры на предмет их отклонения от норматива оборачиваемости (установленного при годовом планировании).
Управление дебиторской задолженностью. Кредитная политика
Процесс разработки системы управления дебиторской задолженностью невозможен без кредитной политики — свода правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания дебиторской задолженности. Он принимается на год, по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия. По словам Антона Ходарева , в компании «Русский уголь» кредитная политика пересматривается раз в квартал. Приведем типичную структуру этого документа:
- Цели.
- Стандарты оценки покупателей.
- Подразделения, задействованные в управлении дебиторской задолженностью.
- Действия персонала.
- Форматы используемых документов.
Цели кредитной политики при управлении дебиторской задолженностью
Целями кредитной политики при управлении дебиторской задолженностью должны быть повышение эффективности инвестирования средств в дебиторскую задолженность, увеличение объема продаж (прибыли от продаж) и отдачи на вложенные средства.
Помимо формализации целей управления дебиторской задолженностью в кредитной политике следует определить задачи, решение которых позволит достичь целевых значений (например, выход на новые рынки сбыта, завоевание большей доли существующего рынка, формирование репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов). Каждая сформулированная задача должна иметь количественное измерение и сроки выполнения.
Личный опыт
Наталья Тимофеева
Наша компания практически не работает на условиях товарного кредита с новыми покупателями, у которых нет кредитной истории. И прежде чем предоставлять кредит и судить о том, на какую сумму и срок он будет предоставлен, мы требуем у дилера полный пакет финансовой документации. Также коммерсанты выезжают на место и оценивают возможности рынка.
Тип кредитной политики в управлении дебиторской задолженностью
Принято выделять три типа кредитной политики: консервативная, умеренная, агрессивная.
Стандарты оценки покупателей
Покупатели, как правило, имеют различные возможности по объемам закупок, своевременности оплаты и претендуют на различные условия предоставления отсрочки платежа.
Для того чтобы дифференцировать условия коммерческого кредитования, но при этом избежать злоупотреблений со стороны менеджеров отдела продаж, необходимо разработать алгоритм оценки покупателей.
Создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа предполагает выполнение ряда шагов.
1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, прибыльность бизнеса, ликвидность, размер чистых оборотных активов и т. д.).
2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.
3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение:
- цены реализации;
- времени отсрочки платежа;
- максимального размера коммерческого кредита;
- системы скидок и штрафов 3 .
Таблица 5. Значения кредитных рейтингов
Пример 5
В качестве двух наиболее важных характеристик кредитоспособности покупателя руководство ООО «Посредник» выделяет платежную дисциплину и объем продаж (в денежном выражении) в предшествующие периоды (см. табл. 5). Сначала клиенты ранжируются по платежной дисциплине. Получившие рейтинг «D» или «E» к ранжированию по объему продаж не допускаются. Для компаний, получивших рейтинги «А», «В» и «С», рекомендованы следующие условия работы:
- рейтинг «С»: работа с такой компанией только при условии наличия залога;
- рейтинг «B»: обязательное описание в договорах системы штрафов и пеней и их строгое исполнение;
- рейтинг «А»: предоставление отсрочки платежа без использования санкций со стороны компании.
На основании рейтинга объема поставок определяется максимально допустимый объем товарного кредита и цены на реализуемую продукцию. К примеру, для компании с рейтингом объема поставок «В» размер товарного кредита не должен превышать 50 млн руб. в год, а цена реализации устанавливается на 5% ниже базовой, для рейтинга «А» кредитный лимит не больше 100 млн руб. в год, а цена -на 10% ниже базовой.
Подобное ранжирование удобно в повседневной деятельности для принятия оперативных решений.
При необходимости принятия стратегического решения, например при выборе из двух покупателей наиболее перспективного, следует учитывать более широкий набор факторов, чем объем закупок и платежная дисциплина. Могут использоваться такие показатели, как рентабельность продаж и перспективный объем реализации покупателю. Также немаловажно рассмотрение неколичественных характеристик: репутация клиента на рынке и существование гарантов (обеспечителей). Для проведения комплексной оценки стратегической привлекательности того или иного клиента могут использоваться балльные системы оценки перечисленных выше показателей.
Личный опыт
Антон Ходарев
Можно порекомендовать предоставлять клиентам компании информацию о принципах присвоения рейтингов и кредитных условиях по каждому из рейтингов. Это позволит дополнительно мотивировать своих покупателей на своевременное исполнение обязательств.
Уровни ответственности
Разделы 4-6 кредитной политики призваны разграничить уровни управления дебиторской задолженностью. Необходимо строго распределить ответственность за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения, имеющие противоречивые задачи. К примеру, менеджер по продажам (коммерческий отдел) мотивирован продать как можно больше, а менеджер по работе с дебиторами (финансовая служба) — получить денежные средства и минимизировать уровень задолженности. Это приводит к недовольству со стороны клиентов и конфликту подразделений.
Оправданна схема распределения ответственности, при которой коммерческая служба отвечает за продажи и поступления, финансовая служба берет на себя информационную и аналитическую поддержку, а юридическая служба обеспечивает юридическое сопровождение (оформление кредитного договора, работа по взиманию задолженности через суд). По словам Натальи Тимофеевой, у них в компании всю работу с дебитором ведет коммерсант, если же платеж не поступает за два-три дня до истечения срока оплаты, то дебитор передается в ведение ассистента финансового директора по дебиторской задолженности. В его обязанности входит составление предупредительных писем, телефонные переговоры и другая предупредительная работа. Все это позволяет избежать необходимости решать вопрос о взыскании дебиторской задолженности в арбитражном суде.
Необходимо не только распределить ответственность между подразделениями, но и описать действия всех занятых в управлении дебиторской задолженностью сотрудников.
Пример 6
Ответственность сотрудников компании ООО «Посредник» закреплена в регламенте управления дебиторской задолженностью (см. табл. 6).
Таблица 6. Регламент управления задолженностью в ООО «Посредник»
| Этап управления дебиторской задолженностью | Процедура | Ответственное лицо (подразделение) |
|---|---|---|
| Критический срок оплаты не наступил | Заключение договора | Менеджер по продажам |
| Контроль отгрузки | Коммерческий директор | |
| Выставление счета | Финансовая служба | |
| Уведомления об отгрузке (номера вагонов, машин, даты, вес) | ||
| Уведомление о сумме и расчетных сроках погашения дебиторской задолженности | ||
| За 2-3 дня до наступления критического срока оплаты — звонок с напоминанием об окончании периода отсрочки, а при необходимости — сверка сумм | ||
| Просрочка до 7 дней | При неоплате в срок — звонок с выяснением причин, формирование графика платежей | Менеджер по продажам |
| Прекращение поставок (до оплаты) | Коммерческий директор | |
| Направление предупредительного письма о начислении штрафа | Финансовая служба | |
| Просрочка от 7 до 30 дней | Начисление штрафа | Финансовая служба |
| Предарбитражное предупреждение | Юридический отдел | |
| Ежедневные звонки с напоминанием | Менеджер по продажам | |
| Переговоры с ответственными лицами | ||
| Просрочка от 30 до 60 дней | Командировка ответственного менеджера, принятие всех возможных мер по досудебному урегулированию | Менеджер по продажам |
| Официальная претензия (заказным письмом) | Юридический отдел | |
| Просрочка более 60 дней | Подача иска в арбитражный суд | Юридический отдел |
Личный опыт
Наталья Яхнова
На основании отчетов по критическому сроку погашения дебиторской задолженности торговые менеджеры ежедневно контролируют ситуацию по расчетам. Часть их заработной платы зависит от своевременного погашения дебиторской задолженности.
Финансовая служба формирует основные принципы управления дебиторской задолженностью — лимиты, сроки, условия предоставления кредита, контроль погашения. Если просрочка составляет больше 30 дней, то информация об этом передается руководителю службы продаж для контроля. На определенном этапе выставляется претензия, подключаются служба безопасности и юридический отдел.
Антон Ходарев
У нас в кредитной политике компании и положении по оплате труда описаны ответственность менеджеров отдела сбыта и принципы премирования. Если выясняется, что платеж от покупателей не пришел по вине менеджера, компания может его оштрафовать или потребовать компенсировать часть убытков.
Автоматизация управления дебиторской задолженностью
По нашему мнению, для среднего по размерам предприятия приемлемо создавать программу учета и контроля дебиторской задолженности в Access. В компании, условно названной ООО «Посредник», система управления дебиторской задолженностью была создана в Access. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы контролировать дебиторскую задолженность по 600 клиентам, при этом ежедневно выставлялось порядка 20-30 счетов. Очевидно, что, для того чтобы система работала, необходимо постоянно обновлять данные о платежах, произведенных отгрузках и т. д.
Личный опыт
Антон Ходарев
У нас на текущий момент учет дебиторской задолженности осуществляется в Access и Excel. Данные по дебиторам выгружаются автоматически из «1С». Однако нужно сказать, что при достаточно большом количестве клиентов и ежедневно выписываемых накладных ресурсов Access недостаточно. Поэтому мы планируем внедрять специализированную информационную систему, разрабатываемую под наш заказ. Но для обкатки системы управления дебиторской задолженностью до внедрения громоздких систем класса ERP нужно попробовать реализовать разработанные правила учета в Excel или Access.
Алексей Федосеев , директор по информационным проектам компании «Инталев» (Москва)
Если покупателей больше ста или количество отгрузок в день свыше пяти, ведение учета всей информации по дебиторской задолженности в Excel становится экономически не обоснованным. При этом проблема даже не в больших затратах на ручной учет, а в цене неправильного ввода данных и скорости предоставления результатов. При автоматизации управления дебиторской задолженностью до начала внедрения надо решить несколько вопросов.
Нужно определить, какая информация необходима менеджменту для контроля и анализа дебиторской задолженности, а также постараться учесть планы изменения методов продаж (отгрузок) и условий предоставления отсрочки платежа. Кроме того, следует решить ряд технических вопросов, на основании которых специалисты компании, осуществляющей автоматизацию, смогут понять, какой производительностью должна обладать информационная система. К техническим вопросам могут быть отнесены:
- количество учетных операций в день;
- количество работников, задействованных в системе;
- требования к объемам архива данных;
- необходимость интеграции с другими используемыми в компании программными продуктами.
Практически в каждой информационной ERP-сис-теме есть достаточный функционал для управления дебиторской задолженностью, и вопрос лишь в грамотной формализации требований и настройке. В процессе внедрения системы необходимо проанализировать все процессы, связанные с оплатой, отгрузкой и выставлением счетов, чтобы исключить возможность их осуществления без контроля лимитов и принятых регламентов управления дебиторской задолженностью.
Александр Антипов , директор по развитию бизнеса СМБ компании SAP в странах СНГ и Балтии (Москва)
Одно из основных требований, предъявляемых к информационной системе управления дебиторской задолженностью, — способность структурировать покупателей на группы по степени надежности. Для оценки надежности того или иного дебитора необходимо изучить статистические данные, характеризующие полноту и своевременность погашения задолженности в предыдущие периоды. Информационная система, при помощи которой осуществляется управление дебиторской задолженностью, должна позволять учитывать дату признания дебиторской задолженности, условия отгрузки по каждому контрагенту, а также срок исполнения обязательств. Современные информационные системы помимо перечисленного позволяют:
— автоматически осуществлять рассылку писем с предупреждением о сроках платежа и информацией о том, какие меры будут применены к должнику при неисполнении обязательств в срок;
— автоматически блокировать отгрузку, если превышен лимит или период просрочки исполнения обязательств по предыдущей поставке превысил допустимые значения;
— на основании договорных условий начислять пени и штрафы;
— оперативно обновлять данные о состоянии дебиторской задолженности и поступлении платежей от компаний-дебиторов.
Основная причина, по которой многие компании отказались от ведения учета и контроля дебиторской задолженности в Excel, связана с трудностью оперативного обновления данных и настройки обязательных для исполнения процедур утверждения.
Рассмотрим типовую ситуацию в торговой компании, в которой ведением платежей и выверкой балансов с покупателями занимается бухгалтерия, а отгрузками — менеджеры по продажам. Менеджерам приходится согласовывать каждую отгрузку с бухгалтерией, чтобы не допустить превышения кредитных лимитов. А бухгалтерия в свою очередь должна всегда иметь актуальные данные по задолженности клиента. Этот дополнительный этап согласования может привести к возможным человеческим ошибкам и излишнему напряжению из-за конфликта интересов. Выходом из сложившейся ситуации может стать автоматический контроль за дебиторской задолженностью в комплексной системе управления компанией. Выбирая систему для автоматизации предприятия, необходимо проверить, входят ли в ее состав стандартные инструменты управления дебиторской задолженностью, которые в дальнейшем нужно будет только настроить под конкретные требования компании. Примером таких систем являются решения для управления предприятиями среднего и малого бизнеса, предлагаемые компанией SAP.
Надо отметить, что при внедрении той или иной автоматизированной системы очень помогает наличие в ней модуля управления дебиторской задолженностью, который нужно только настроить под конкретные нужды компании. Такой подход реализован в SAP. Это экономит время и деньги.
Наталья Тимофеева
У нас в компании используется собственное программное обеспечение, которое охватывает все отделы предприятия, в том числе в нем есть модуль учета и контроля дебиторской задолженности. В системе предусмотрена программа предупреждения о превышении лимитов и сроков исполнения обязательств.
Николай Кольцов, старший консультант департамента консалтинга компании «ВДГБ» (Москва) В нашей компании модуль управления дебиторской задолженностью реализован в типовой версии «1С:Управление производственным предприятием 8.0». Система позволяет учитывать значимые условия договоров на поставку (период отсрочки платежа, момент признания возникновения дебиторской задолженности и т. д.). Контроль дебиторской задолженности может осуществляться в разрезе договоров, а также выставленных счетов и отгрузочных документов. Также есть возможность относить поступившие платежи к выставленным счетам по методам ФИФО, ЛИФО или в результате прямого указания пользователя на счет, которому должен соответствовать полученный платеж. Для контроля сроков исполнения обязательств дебиторами существует типовой отчет о старении дебиторской задолженности (дебиторская задолженность по интервалам). Также можно настроить опцию блокирования выставления счетов и осуществления отгрузок при превышении установленных лимитов.
Разработка системы управления дебиторской задолженностью. Мнения практиков
Андрей Аксенов , исполнительный директор ОАО «Хлебпром» (Челябинск)
Изложенные в статье подходы к (учет критического срока оплаты, расчет коэффициентов инкассации) требуют ведения аналитики по каждому выставленному счету-фактуре и поэтому будут полезны для предприятия при условии, что количество отгрузок в день относительно невелико. В противном случае работа по внесению всех необходимых аналитических признаков будет отнимать слишком много времени, и такие затраты, скорее всего, не оправдают себя.
У нас в компании число дебиторов исчисляется сотнями, отгрузка продукции каждому из них осуществляется ежедневно, поэтому для контроля дебиторской задолженности используется иной подход. По каждому покупателю в компьютер оперативно заносятся данные об отгрузке продукции и ее оплате. Таким образом, формируется оперативная информация по дебиторской задолженности по каждому покупателю, причем как в денежном выражении, так и в днях (по отношению к среднедневной отгрузке). При этом общая величина дебиторской задолженности покупателя разбивается на три группы: до 10 дней (нормальная величина дебиторской задолженности), от 10 до 20 дней (повышенная величина дебиторской задолженности) и свыше 20 дней (просроченная дебиторская задолженность). При «выходе» дебиторской задолженности из первой группы начинается работа с покупателем по ее снижению.
Следует также сказать о целях кредитной политики в управлении дебиторской задолженностью компании. Разумеется, очень важно повышать эффективность инвестирования средств в дебиторскую задолженность. Но если процесс управления коммерческим кредитованием рассматривать с точки зрения долгосрочных перспектив, то на первое место нужно ставить лояльность клиентов. При этом решение о периоде отсрочки платежа необходимо принимать с учетом всех условий договора поставки продукции. Например, в нашей компании при установлении отсрочки платежа конкретному покупателю обязательно учитываются такие условия договора поставки продукции, как размер скидки, допустимая величина возвратов нереализованной продукции, величина занимаемых торговых площадей, широта ассортимента поставляемой продукции. Причем все эти условия рассматриваются в совокупности. Скажем, можно увеличить скидку и при этом снизить величину отсрочки платежа либо увеличить отсрочку платежа, снизив допустимую величину возвратов нереализованной продукции.
Антон Ходарев , финансовый директор компании «Русский уголь» (Москва)
Изложенный материал о разработке системы управления дебиторской задолженностью будет полезен тем компаниям, которые планируют создание системы целенаправленного управления дебиторской задолженностью. В статье изложены основные подходы к учету дебиторской задолженности, которые могут быть реализованы на любом предприятии. Конечно, предложенную методику необходимо будет доработать с учетом специфики работы предприятия со своими клиентами.
Ирина Гриднева , финансовый директор ООО «Луис Дрейфус Восток»
Предложенная в статье методика учета и управления дебиторской задолженностью , безусловно, будет полезна для небольших предприятий. Но надо отметить, что изложенные подходы больше ориентированы на принятие тактических решений в области управления дебиторской задолженностью. На мой взгляд, это можно реализовать без построения громоздких учетных систем. Гораздо важнее решить стратегические вопросы, а именно разработать и формализовать три блока: процедуру предоставления кредита (отсрочки платежа), методы мониторинга просроченной задолженности и анализ ее влияния на финансовые результаты компании. Только после этого управление дебиторской задолженностью будет носить целенаправленный и системный характер.
1 Описываемая в этом и последующих примерах методика реализована автором на реальном предприятии. Однако данные об этом проекте являются конфиденциальными. Поэтому в статье методы управления дебиторской задолженностью рассматриваются на примере условного предприятия. — Примеч. редакции.
2 См. об этом также статью «Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью» («Финансовый директор», 2004, № 1). — Примеч. редакции.
3 Подробнее об этом см. статью «Определение размера скидок и оценка их эффективности» («Финансовый директор», 2004, № 11) . — Примеч. редакции.
Все фирмы стараются производить продажу товара с немедленной оплатой, но требования конкуренции вынуждают соглашаться на отсрочку платежей, в результате чего появляется дебиторская задолженность. Проблема ликвидности дебиторской задолженности становится ключевой почти в каждой организации. В ней, в свою очередь, выделяют несколько проблем: оптимальный объем, оборачиваемость, качество дебиторской задолженности. Решение этих проблем требует квалифицированного управления дебиторской задолженностью, что является одним из способов укрепления финансового положения фирмы. Опыт реформирования предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести положительный результат. Возврат задолженности в сжатые сроки – реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств. Управление дебиторской задолженностью может быть отождествлено с любым другим видом управления как процесс реализации специфических управленческих функций: планирования, организации, мотивации, стимулирования и контроля .
На уровень дебиторской задолженности влияет множество факторов как объективного, так и субъективного характера. К объективным факторам относятся экономические условия, в которых осуществляется предпринимательская деятельность. К субъективным факторам следует отнести профессиональный уровень финансового менеджера, кредитную политику предприятия, влияющую на реализацию. Средний срок оплаты счетов дебиторов в днях – один из важнейших элементов анализа дебиторской задолженности. Средний срок оплаты счетов дебиторов, или период оборота дебиторской задолженности, показывает среднее число дней, требуемое для взыскания (инкассирования) задолженности .
Анализ текущей дебиторской задолженности в предыдущем периоде проводится с целью оценки уровня и состава текущей дебиторской задолженности. При этом анализируется кредит, предоставляемый в товарной форме покупателям в виде отсрочки платежа(коммерческий кредит), а также кредит, предоставляемый конечному потребителю товаров и услуг(потребительский кредит). Прежде всего, выделяется чистая реализационная стоимость текущей дебиторской задолженности, т.е. сумма долгов за товары и услуги за вычетом суммы сомнительных долгов. Затем оценивается уровень дебиторской задолженности за предшествующий период и его динамика. После этого находят средний период инкассации дебиторской задолженности. На следующей стадии оценивается состав дебиторской задолженности по срокам ее инкассации. И наконец, определяют эффект, полученный от инвестирования средств в дебиторскую задолженность. Эффект от инвестирования средств в дебиторскую задолженность по расчетам с покупателями равен дополнительной прибыли предприятия, полученной от увеличения объема реализации продукции за счет предоставления кредита, за вычетом текущих затрат предприятия, связанных с организацией кредитования и инкассации, и суммы прямых финансовых потерь от невозврата долга.
Выбор типа кредитной политики по отношению к покупателям продукции позволяет определить формы осуществления реализации продукции в кредит и тип кредитной политики по каждой из форм. К формам кредитной политики относятся коммерческий и потребительский кредит. Тип кредитной политики может быть консервативным, умеренным и агрессивным .
Консервативный тип кредитной политики направлен на уменьшение риска за счет сокращения круга покупателей повышенного риска. В рамках этого типа минимизируются сроки кредита и его размеры, ужесточаются условия предоставления кредита, повышается его стоимость, используются жесткие процедуры инкассации .
Умеренный тип кредитной политики ориентируется на средние условия, в частности на средний уровень риска.
Агрессивный тип кредитной политики предполагает получение максимальной прибыли за счет дебиторской задолженности. Эта политика направлена на более рисковые группы покупателей, увеличение срока и размера кредита, а также снижение стоимости кредита. При принятии решения о типе кредитной деятельности фирмы стратегические направления в области кредитной политики можно выявить с помощью матричного метода, одного из признанных методов анализа стратегии в менеджменте .
Комплекс задач, определяемых целями кредитной политики организации, решение которых будет способствовать в том числе сокращению дебиторской задолженности, включает в себя:
определение кредитных лимитов в отношениях с покупателями (заказчиками);
контроль за сроками погашения дебиторской задолженности и принятие последующих мер по ее взысканию (напоминание, санкции и т.п.);
сбор и управление информацией о покупателях (заказчиках);
оценку платежеспособности покупателя (заказчика);
контроль платежных условий заказов;
мониторинг дебиторской задолженности (периода оборота, оборачиваемости, возраста дебиторской задолженности и т.д.);
анализ, планирование и контроль кредитных и долговых отношений;
коммуникацию со службами маркетинга, ценообразования и др.
Весьма актуален вопрос о правомочности сопоставления дебиторской и кредиторской задолженности. Здесь позиции аналитика и бухгалтера могут быть диаметрально противоположными: первый допускает возможность сопоставления, второй – нет .
установить контроль за состоянием расчетов с покупателями;
следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, так как значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и привлечения дополнительно дорогостоящих источников финансирования;
использовать предоставление скидок при долгосрочной оплате.
Методы управления дебиторской задолженностью
Всю совокупность используемых методов и инструментов управления дебиторской задолженностью можно разделить на три большие группы:
инвестиционно-кредитные методы и инструменты позволяют формировать оптимальные, т. е. соответствующие целям и задачам управления дебиторской задолженностью, параметры вложения оборотного капитала в дебиторскую задолженность. Именно эти методы в условиях кризиса являются наиболее востребованными;
инкассационные методы и инструменты - их применение обеспечивает своевременность исполнения дебиторами обязательств по предоставленному коммерческому кредиту;
методы и инструменты рефинансирования дебиторской задолженности дают компании возможность не только получить денежные средства, инвестированные в дебиторскую задолженность, но и, передавая дебиторскую задолженность третьим лицам, управлять качеством этого актива.
К наиболее распространенным методам и инструментам первой группы относятся:
■ метод прямого счета оптимального объема "инвестиций" в дебиторскую задолженность;
■ аналитический метод определения оптимального объема "инвестиций" в дебиторскую задолженность;
■ метод чистой приведенной стоимости определения оптимального объема "инвестиций" в дебиторскую задолженность;
■ метод определения оптимального объема "инвестиций" в дебиторскую задолженность на основе вероятности погашения долга;
■ метод окупаемости (период предоставления кредита);
■ метод сезонных датировок;
■ метод сценариев;
■ стандарты кредитоспособности.
Результаты использования этих методов и инструментов зависят от нескольких факторов: от традиций, сложившихся в конкретной отрасли; степени влияния компании на рынок товаров; достоверности маркетинговой информации; доступности и стоимости финансовых источников; типа выбранной кредитной политики; соотношения себестоимости и цены продукции и др .
К инкассационным методам и инструментам относятся методы работы с каждым конкретным клиентом, начиная от анализа его платежеспособности, выгодности этого клиента для компании, присвоения и изменения кредитного рейтинга и заканчивая процедурами взыскания задолженности. В эту группу включаются такие методы и инструменты, как анализ структуры дебиторской задолженности, расчеты размера скидки за ранний платеж и периода предоставления этой скидки, инкассационная политика, система мотивации персонала, участвующего в управлении дебиторской задолженностью.
К методам и инструментам рефинансирования дебиторской задолженности относятся дисконтирование счетов, передача задолженности коллекторскому агентству, договор факторинга, форфейтинг, выпуск краткосрочных ценных бумаг, секьюритизация и использование деривативов (производных ценных бумаг) .
Дисконтирование счетов - продажа третьему лицу с дисконтом права требования по одному или нескольким счетам.
Договор факторинга - уступка дебиторской задолженности финансовому учреждению взамен на немедленное финансирование и услуги по управлению дебиторской задолженностью конкретных покупателей.
Форфейтинг (экспортный факторинг) аналогичен договору факторинга, но в этом случае возникновение уступаемой дебиторской задолженности в обязательном порядке связано с экспортной операцией.
Секьюритизация предполагает создание новой компании, которая выпускает ценные бумаги и деривативы, обеспеченные дебиторской задолженностью, принадлежащей учредителю.
Деривативы (производные ценные бумаги) - это финансовые контракты (например, опционы, свопы и др.), в основе которых заложены события, связанные с дебиторской задолженностью. Например, "своп на кредитный дефолт", согласно которому одна из сторон оплачивает фиксированные периодические купоны за срочность (продолжительность) сделки, а другая сторона не осуществляет платежей до тех пор, пока не случится какое-либо оговоренное сторонами событие (например, не оплата дебиторской задолженности в срок) .
Заметим, что под эффективным управлением дебиторской задолженностью понимается система принятия и реализации решений относительно этого актива, приводящая к оптимизации денежного потока от текущей деятельности предприятия при минимизации затрат на управление дебиторской задолженностью за некоторый период времени. В определении не случайно используется слово "оптимальный", т. е. наилучший, наиболее соответствующий определенным условиям и задачам, так как финансовая политика, стратегия фирмы на определенной стадии ее развития могут быть направлены на постановку разных целей и решение различных задач (например, сохранение, стабилизация или увеличение денежного потока, завоевание определенного сектора рынка с допуском убытков на первоначальном этапе и др.) .
Политика управления дебиторской задолженностью (receivable managment policy) - составная часть общей , заключающаяся в оптимизации общего ее размера и обеспечении своевременной ее инкассации.
Разработка на предприятии политики управления дебиторской задолженностью предполагает:
- Анализ динамики и состава , а также периода ее инкассации в предшествующем периоде . В процессе этого анализа используется обширная система показателей ее оценки.
- Формирование принципов осуществления расчетов предприятия с контрагентами на предстоящий период
. Эти принципы должны быть дифференцированы по отношению к поставщикам сырья и материалов и покупателям и определять два основных направления:
- формирование приемлемых для предприятия сроков платежей;
- формирование приемлемых форм расчета с контрагентами.
При формировании приемлемых сроков платежей с поставщиками продукции следует иметь в виду, что наиболее эффективной является ее оплата по факту поставки или с отсрочкой платежа, а с покупателями продукции - полная или частичная ее предоплата. Однако при этом должна быть учтена сложившаяся практика их осуществления в отношениях с коммерческими партнерами. При формировании приемлемых форм расчета следует иметь в виду, что при покупке продукции наиболее эффективными являются расчеты с использованием , а при продаже продукции - расчеты посредством (при предоплате форма расчетов может быть избрана любая).
- Выявление финансовых возможностей предоставления предприятием () или . Осуществление этих форм кредита требует наличия у предприятия достаточных резервов высоколиквидных активов для обеспечения на случай несвоевременного выполнения контрагентами принятых на себя обязательств.
- Определение возможной суммы оборотных активов, отвлекаемых в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) и потребительскому кредиту, а также по выданным авансам . Расчет этой суммы основывается на объеме закупки и продажи продукции; сложившейся практики кредитования контрагентов; сумме оборотных активов предприятия, в том числе сформированных за счет собственных финансовых средств; формировании необходимого минимального уровня высоколиквидных активов, обеспечивающих постоянную платежеспособность предприятия; правовых условиях обеспечения взыскания дебиторской задолженности и других. При определении возможной суммы средств, отвлекаемых в дебиторскую задолженность по товарным операциям, следует иметь в виду, что ограничение практики предоставления товарного кредита отрицательно влияет на рост объема деятельности и формирование устойчивых коммерческих связей, в то время как слишком либеральная политика его предоставления может вызвать чрезмерное отвлечение финансовых средств, снизить платежеспособность предприятия, вызвать впоследствии значительные расходы по взысканию долгов, а в конечном счете снизить рентабельность используемого капитала.
- Определение состава и оценка предстоящих дебиторов по товарным операциям
. По товарному (коммерческому) кредиту такая оценка осуществляется обычно по следующим пяти критериям:
- репутация партнера в деловом мире;
- объем хозяйственных операций с партнером, их стабильность;
- платежеспособность партнера;
- результативность его хозяйственной деятельности;
- конъюнктурная стадия (подъем, спад и т.п.) в отрасли, в которой партнер осуществляет свою деятельность.
Состав предстоящих дебиторов по товарному кредиту формируется прежде всего из числа хозяйственных контрагентов, с которыми у предприятия сложились длительные коммерческие связи.
По потребительскому кредиту определяется перечень групп товаров, по которым предоставляется этот кредит. При этом следует исходить из состояния конъюнктуры товарного рынка, размеров и оборачиваемости товарных запасов; уровня реальных денежных доходов покупателей соответствующих товаров; практики предоставления потребительского кредита предприятиями-конкурентами и других условий. Перечень товаров, по которому торговое предприятие предоставляет потребительский кредит, должен периодически обновляться с учетом изменений перечисленных условий на потребительском рынке.
Результатом оценки является формирование состава оцениваемых дебиторов по следующим категориям:
- партнеры, которым кредит может быть предоставлен в максимальном объеме («первоклассные заемщики»);
- партнеры, которым кредит предоставляется в ограниченном размере;
- партнеры, которым кредит не предоставляется.
- Лимитирование размеров предоставляемого кредита . Определение предельных размеров предоставляемого кредита должно исходить из финансовых возможностей предприятия, прогнозируемого числа получателей кредита и оценки уровня кредитного риска. Фиксированный максимальный предел суммы задолженности («кредитный лимит») может быть дифференцирован по группам предстоящих дебиторов.
- Оценка размера финансовых потерь от отвлечения оборотных активов и возможностей их компенсации . Основу такой оценки составляют методы наращения или дисконтирования настоящей или будущей стоимости долга. Используемая для расчетов ставка процента должна учитывать инфляционную составляющую. Рассчитанная таким образом сумма возможных финансовых потерь от отвлечения оборотных активов должна быть предусмотрена к компенсации путем их включения в цену реализуемой продукции (в размер скидки по реализуемой продукции при осуществлении наличного платежа) или в сумму векселя.
- Формирование условий обеспечения взыскания дебиторской задолженности
. В процессе формирования этих условий определяется система мер, гарантирующих получение суммы долга. К таким мерам относятся:
- оформление товарного кредита обеспеченным векселем;
- требование , предоставляемых на продолжительный период и другие.
- Формирование системы штрафных санкций за просрочку исполнения обязательств . При формировании системы к дебиторам должны предусматриваться соответствующие , штрафы, размеры которых должны полностью возмещать все финансовые потери предприятия (потерю дохода, инфляционные потери, возмещение риска снижения уровня платежеспособности и другие). Санкции по потребительскому кредиту могут быть дифференцированы в зависимости от сроков погашения кредита и групп покупателей.
- Определение процедуры взыскания дебиторской задолженности . Эта процедура должна предусматривать сроки и форму предварительного и последующего напоминаний контрагентом о дате платежа, возможность , срока и порядка взыскания долга и другие действия.
- Использование современных форм рефинансирования дебиторской задолженности . Развитие рыночных отношений и инфраструктуры финансового рынка позволяют использовать в практике ряд новых форм управления дебиторской задолженностью - ее , перевод в другие формы оборотных активов предприятия (денежные активы, краткосрочные ценные бумаги). Основными формами рефинансирования дебиторской задолженности, используемыми в настоящее время, являются , .
Лекция 4. Управление дебиторской задолженностью
Дебиторская задолженность является наиболее динамичной составляющей оборотных активов предприятия, на масштабы и динамику которой может влиять финансовый менеджер. Доля оборотных активов, авансированных в этот актив в 2008 г., составляет, по данным Федеральной службы государственной статистики от 32 до 63% в зависимости от отрасли экономики. Это связано с необходимостью конкурировать на рынках сбыта продукции. Предоставляя покупателям выгодные условия покупки производимых товаров и услуг, предприятие создает дебиторскую задолженность. Применение современных механизмов и методов управления дебиторской задолженностью может значительно снизить неэффективность для предприятия ее формирования и поддержания.
Подуправлением дебиторской задолженностью понимается система принятия и реализации решений относительно величины дебиторской задолженности, приводящая к оптимизации денежных потоков предприятия при минимизации совокупных затрат по управлению дебиторской задолженностью за определенный период. Элементами этой системы являются факторы, определяющие величину дебиторской задолженности, цели, задачи, принципы, алгоритм, методы и инструменты управления дебиторской задолженностью.
Управление дебиторской задолженностью на многих российских предприятиях оказывается низко эффективным, т. е. часто возникают ситуации, когда предприятие, имея высокую прибыль, не обладает денежными средствами. Поскольку большинство предприятий работает по методу начисления, то при отгрузке товаров прибыль лишь формируется и отражается в финансовой отчетности, во не существует в реальном выражении до того момента, пока соответствующая денежная сумма не поступит на расчетный счет в банке.
Механизм формирования дебиторской задолженности. Предположим, что предприятие, недавно начавшее свою деятельность, договорилось со своими покупателями о реализации им товара каждый день на сумму М с условием ее оплаты черезt дней. Через t дней уровень дебиторской задолженности составит величинуS, равную произведениюM наt. На (t+ 1)-й день, и в каждый последующий день компания продает еще товары на сумму М на условиях оплаты черезt дней. Но дебиторская задолженность не выходит за уровень S, так как клиенты, совершившие покупки в первые дни, выплачивают суммы М, которые они были должны. В результате новые продажи на условиях отсрочки платежа в точности перекрываются платежами по счетам должников и уровень дебиторской задолженности, равный Sпри неизменности суммы продаж на условиях отсрочки платежа остается стабильным.
Для наглядности изобразим графически механизм формирования дебиторской задолженности, воспользовавшись данными компании Агапов и партнеры. Эта компания, производящая устройства автомобильной сигнализации, решила с 1 февраля предоставлять своим покупателям отсрочку платежа сроком на пять дней (t) с момента отгрузки партии товара; объем продаж на этих условиях оплаты составит 10 000 тыс.руб. в день (М). Используя эти данные, составим план отгрузки товаров на условиях отсрочки платежа и поступления денежных средств за них на период с 1 по 10 февраля. Этот план представлен в табл. 4.1.
Таблица 4.1 – Планотгрузки товаров на условиях отсрочки платежа и поступления денежных средств за них
| Дата | Сумма продаж за день на условиях отсрочки платежа, тыс. руб. | Поступление денежных средств в счет погашения долга, тыс. руб. | Уровень дебиторской задолженности, тыс.руб. |
| 01.02 | 10000,00 | 10000.00 | |
| 02.02 | 10000,00 | 20000,00 | |
| 03.02 | 10000,00 | - | 30000.00 |
| 04.02 | 10000,00 | 40000.00 | |
| 05.02 | 10000,00 | 50000.00 | |
| 06.02 | 10000.00 | 10000,00 | 50000.00 |
| 07.02 | 10000,00 | 10000,00 | 50000.00 |
| 08.02 | 10000,00 | 10000,00" | 50000.00 |
| 09.02 | 10000,00 | 10000.00 | 50000.00 |
Как видно из табл. 4.1, с 01.02 по 05.02 компания планирует отгружать товар в долг, величина которого на 05.02 составит 50 000 тыс. руб. (S), 06.02 компания, как обычно, отгрузит товар на 10 000 тыс. руб. и получит денежные средства в счет оплаты партии продукции, отгруженной 01.02, т. е. пять дней назад. Величина дани покупателей перед компанией останется на уровне 50 000 тыс. руб. до тех пор, пока не изменятся условия ведения ее хозяйственной деятельности. На рисeyrt 4.1 асе вышесказанное представлено в виде графика.
Рисунок 4.1 – Механизм формирования дебиторской задолженности предприятия
Таким образом, дебиторская задолженность - это сумма долгов перед предприятием за реализованные им товары, работы, услуги. Однако с точки зрения финансового управления дебиторскую задолженность следует определять как отложенный во времени потенциально положительный денежный поток (т. е. в настоящее время это определенный запас денег, часть которого при определенных хозяйствующими субъектами условиях будет вовлечена в реальный оборот в будущем); кроме того, возникновение дебиторской задолженности невозможно без инвестирования капитала, следовательно, необходимо формировать и использовать для этих целей некий условный денежный фонд на принципах возвратности, срочности и платности.
Все подходы к определению дебиторской задолженности представлены в таблице4.2.
Таблица 4.2 – Определениядебиторской задолженности
Множество подходов к определению дебиторской задолженности связано с многообразием ее видов, следовательно, дебиторскую задолженность можно и нужно классифицировать.Основным критерием является критерий «причина возникновения»; именно этот критерий заложен в нормативно-правовые акты Российской Федерации, регулирующие порядок ведения учета и составления бухгалтерской отчетности. Классификация дебиторской задолженности по этому критерию представлена в табл. 4.3.
Обратим внимание, что рассмотренный механизм формирования дебиторской задолженности относится только к дебиторской задолженности покупателей и заказчиков. Механизм формирования прочей дебиторской задолженности иной, так как ее возникновение связано с другими причинами, другими общественными, хозяйственными отношениями.
Таблица 4.3 - Классификация дебиторской задолженности по критерию «причина возникновения»
| Вид дебиторской задолженности | Причина возникновения дебиторской задолженности |
| 1. Задолженность покупателей «заказчиков | Предоставление покупателям (заказчикам) отсрочки платежа за товары, работы, услуги (коммерческого кредита) |
| 2. Прочая дебиторская задолженность, в том числе | |
| Векселя к получению | Получение обеспечения в счет предоставленного коммерческого кредита |
| Задолженность дочерних и зависимых обществ | Совершение хозяйственных операций с аффилированными лицами |
| Задолженность участников (учредителей) по вкладам в УК | Формирование собственного (уставного) капитала компании |
| Авансы выданные | Предоплата за товары, работы, услуги, поставляемые поставщиками |
| Прочие дебиторы | 1. Совершение хозяйственных операций с физическими лицами 2. Переплата (суммы к возмещению) по налогам и сборам 3. Прочие расчеты с юридическими лицами |
Следующим часто используемым критерием является «срок задолженности ». Согласно ему, дебиторскую задолженность подразделяют на:
краткосрочную дебиторскую задолженность, т. е. задолженность, подлежащую погашениюв течение одного года;
долгосрочную дебиторскую задолженность, т. е. задолженность, подлежащую погашению через год или более.
В последнее время в финансовой практике появилось такое понятие, как «качество дебиторской задолженности ». Как правило, под ним понимают соотношение двух параметров, а именно финансовое состояниедебитора (юридическое или физически лицо, имеющее долг перед поставщиком за поставленные товары, работы, услуги) и полнота, правильность составления пакета документов, подтверждающих факт образования и неоплаты долга этого дебитора на конкретную Если дебитор не может погасить долг или у предприятия нет документов, подтверждающих наличие дебиторской задолженности то говорить о наличии запаса потенциально положительного денежного потока невозможно - его нет. Поэтому наиболее важной с точки зрения финансового управления является классификация дебиторской задолженности по критерию «качество задолженности» В этом случае она делится на:
текущую дебиторскую задолженность, т. с. сроки погашения такой задолженности в соответствии с условиями договора еще не наступили;
просроченную дебиторскую задолженность, т. е. долг дебитора остается неоплаченным после наступления срока, установленного договором.
В свою очередь, просроченная дебиторская задолженность подразделяется на сомнительную (т. е. не обеспеченную залогом, поручительством, банковской гарантией) и безнадежную задолженность (т. е. нереальную к взысканию задолженность в связи с истечением срока исковой давности (три года) или наступлением какого-либо другого события, установленного гражданским законодательством Российской Федерации).
Обратим внимание, что распределение дебиторской задолженности по критериям «срок задолженности» и «качество» осуществляется в рамках текущей финансовой деятельности, т. е. практически ежедневно, и является одним из важнейших этапов алгоритма создания системы эффективного управления дебиторской задолженностью. На рисунке 4.2 представлен общий алгоритм управления дебиторской задолженностью.
Для успешной реализации этого алгоритма необходимо опираться на ряд принципов:
1. Принцип единства и взаимодействия, инструментарий управления дебиторской задолженностью должен соответствовать маркетинговой и финансовой политике предприятия, а принимаемые решения относительно управления дебиторской задолженностью должны исключить возникновение противоречий в управлении предприятием в целом и обеспечить его наиболее эффективное функционирование.
2 Принцип непрерывности и последовательности : управление дебиторской задолженностью должно осуществляться на регулярной основе, при этом его этапы должны находиться в логически увязанной последовательности.
3. Принцип гибкости : при управлении дебиторской задолженностью необходимо использовать только те методы и инструменты, которые в большей степени соответствуют поставленным перед предприятием целям и задачам в конкретный период.
4. Принцип информационной доступности : учет дебиторской задолженности должен быть организован таким образом, чтобы можно было легко получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату.
Рисунок - 4.2. Алгоритм эффективного управления дебиторской задолженностью
Рассмотрим детальней алгоритм управления дебиторской задолженностью и его отдельные этапы. Первоначально руководству предприятия необходимо определиться с целями и задачами управления дебиторской задолженностью.
В долгосрочном периоде цель управления дебиторской задолженностью сводится к максимизации совокупного денежного потока при минимизации издержек, связанных с формированием дебиторской задолженности. К этим издержкам относятся: стоимость капитала, за счет которого профинансирована дебиторская задолженность; расходы на содержание персонала, занимающегося управлением дебиторской задолженностью; расхода на сбор информации о потенциальных дебиторах; убытки, связанные с появлением просроченной задолженности, и т. д.
В краткосрочном периоде цели и задачи управления дебиторской задолженностью определяются предприятием самостоятельно, исходя из стадии его развития, положения на рынке товаров, работ, услуг, тактики ведения экономической деятельности, взаимоотношений с органами государственной власти, финансовых возможностей и т. д. Целью может быть как увеличение денежного потока, так и его уменьшение, стабилизация, сохранение тенденций или уровня прошлых лет ит. д. Например, ОАОСеверо-Западный Телеком на 2012г. сформулировало цель управления дебиторской задолженностью следующим образом: достичь планомерности истребования текущей задолженности, снизить (ликвидировать) просроченную задолженность прошлых лет, повысить коэффициент собираемости доходов от оказания услуг связи, а также истребовать просроченную дебиторскую задолженность бюджетов различных уровней по льготной категории граждан: при этом планировалось решить задачи своевременного оповещения абонентов о возникновении задолженности и скорейшем ее погашении, перевода абонентов (прежде всего юридических лиц) на авансовую систему оплаты услуг связи.
На следующем этапе необходимо провести анализ качества дебиторской задолженности и оценить ее влияние на финансовые показатели компании. Это позволяет определитьстепень соответствия фактически сложившейся системы расчетов с дебиторами поставленным целям и задачам, выявить дебиторов, требующих особого внимания, составить прогноз поступления денежных средств.
Рассмотрим основные показатели, используемые при этом, их назначение и методики их расчета.
Первый показатель, доля оборотного капитала , авансированного в дебиторскую задолженность, позволяет оценить уровень дебиторской задолженности и ее динамику. Он рассчитывается по следующей формуле:
где- доля оборотного капитала, авансированного в дебиторскую задолженность, - средняя сумма дебиторской задолженности в периоде; СС - средняя сумма оборотных активов предприятия в периоде.
Показатель периода обращения дебиторской задолженности или, как его иногда называют, период инкассации дебиторской задолженности характеризует влияние дебиторской задолженности на финансовый цикл предприятия:
где - период обращения дебиторской задолженности, дней; S - объем продаж предприятия за период; Т - продолжительность периода.
Оборачиваемость дебиторской задолженности (скорость обращения дебиторской задолженности) () показывает, сколько оборотов совершает оборотный капитал, авансированный в дебиторскую задолженность, в течение определенного периода. Рассчитывается этот показатель по формуле:
Коэффициенты доли видов дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности и срока их возникновения («возраста») позволяют оценить качество дебиторской задолженности. Для расчета этих коэффициентов необходимо предварительно определить суммы дебиторской задолженности, относящиеся к просроченной задолженности, а из них - соответственно суммы безнадежных и сомнительных долгов. Заметим, что получение этих данных является наиболее сложным при расчете рассматриваемых коэффициентов, так как требует развернутого, систематически осуществляемого, аналитического учета со стороны предприятия. Методика расчета коэффициентов проста и понятна:
где – коэффициент доли вида дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности, - средняя сумма просроченной, безнадежной или сомнительной задолженности в периоде.
Средний срок возникновения просроченной, сомнительной или безнадежной задолженности (определяется по методике, аналогичной той, что применяется для определения периода обращения дебиторской задолженности:
Также на этом этапе реализации алгоритма управления дебиторской задолженностью целесообразно определить абсолютный и относительный эффект от авансирования капитала в дебиторскую задолженность. Для этого сопоставляют сумму дополнительной прибыли, полученной предприятием за счет увеличения объема продаж путем предоставления отсрочки платежа, с дополнительными расходами на авансирование капитала и обслуживание прироста дебиторской задолженности и величиной безнадежных долгов. Абсолютный эффект рассчитывается по формуле:
где – абсолютный эффект от авансирования капитала в дебиторскую задолженность; - изменение прибыли, полученной предприятием за счет увеличения объема продаж путем предоставления отсрочки платежа за период; дополнительные расходы на авансирование капитала и обслуживание прироста дебиторской задолженности за период; ОР - средняя величина безнадежных долгов в периоде.
Относительный эффект от авансирования капитала в дебиторскую задолженность (позволяет оценить эффективность управления дебиторской задолженностью. Он рассчитывается по формуле:
Рассмотренная система показателей позволяет оценить качество дебиторской задолженности в целом, однако для текущей, каждодневной работы финансового менеджера этих данных недостаточно, так как неясно, на какого именно дебитора необходимо воздействовать. В связи с этим в рамках корпоративных финансов был разработан такой инструмент анализа дебиторской задолженности, как реестр старения дебиторской задолженности. В его основе лежит распределение задолженности каждого дебитора по срокам возникновения.
Таблица 4.4 – Данные учета дебиторов компании Русскийкамень за IV квартал
| Наименование дебитора | Дата отгрузки | Сумма долга по товарной накладной, руб. | Дата оплаты | Задолженность па 31.12, руб. | Срок возникновения задолженности на 31.12 |
| Компания Ваша кухня | 20.10 | 29.11 | Нет | Погашена | |
| 25.10 | 04.12 | Нет | Погашена | ||
| 23.11 | 02.01 | ||||
| 29.11 | 08.01 | ||||
| 10.12 | 19.01 | ||||
| Итого по компании Ваша кухня | X | X | X | ||
| Компания Уютный дом | 03.12 | 12.01 | |||
| 15.12 | 24.01 | ||||
| 30.12 | 08.02 | ||||
| Итого по компании Уютный дом | X | X | X | ||
| Всего | X | X | X |
Если учет автоматизирован, то с помощью программного обеспечения можно легко определить срок возникновения задолженности на основе каждой конкретной товарной накладной и затем провести анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения. Для компании Русский камень результаты этого анализа представлены в таблице 4.5.
Согласно данным таблицы 4.5, компания Русский камень не имеет просроченной дебиторской задолженности, однако внимание в сложившейся ситуации необходимо обратить на задолженность со сроком 30-40 дней, так как приближается дата ее погашения и несвоевременное поступление денежных средств, составляющих 23% от всей дебиторской задолженности, скорее всего, неблагоприятно скажется на финансовом состоянии предприятия.
Как видно из примера, метод анализа дебиторской задолженности по срокам ее возникновения позволяет контролировать отдельных дебиторов, а анализ изменения их задолженности в динамике позволяет получить гораздо больше информации.чем при использовании показателей оборачиваемости дебиторской задолженности. В то же время этот метод не позволяет достоверно оценить степень соблюдения дебиторами платежной дисциплины в случае резких колебаний в объеме продаж или устойчивой тенденции его снижения или повышения. В этом случае целесообразно использовать такой инструмент анализа дебиторской задолженности, как ведомость непогашенных остатков. Образец этой ведомости представлен в таблице 4.6.
Таблица 4.5 - Данные учета дебиторов компании Русский камень за 4-й квартал
| Наименование дебитора/срок возникновения задолженности | 0 - 10 дней | 11 - 20 дней | 21- 30 дней | 30 - 40 дней | Более 40 дней | Итого суммадолга дебиторов, руб. | Доля задолженности дебитора в общей сумме задолженности |
| Компания Ваша кухня | X | X | 80 000 | X | 0,51 | ||
| Компания Уютный дом | X | X | 0,49 | ||||
| Итого | X | 1,00 | |||||
| Доля дебиторской задолженности по сроку возникновения в общей сумме | 0,14 | 0,29 | 0,34 | 0,23 | X |
Таблица 4.6 – Ведомость непогашенных остатков компании Русский камень
| Период | Выручка от реализации, руб. | Дебиторская задолженность на конец квартала, возникшая в месяце реализации, руб. | Процент дебиторской задолженности от объема реализации месяца |
| Октябрь | |||
| Ноябрь | |||
| Декабрь | |||
| Итого IV квартал | X | ||
| Январь | |||
| Февраль | |||
| Март | |||
| Итого I квартал | X | ||
| Апрель | |||
| Май | |||
| Июнь | |||
| Итого II квартал | X | ||
| Июль | |||
| Август | |||
| Сентябрь | |||
| Итого III квартал | X |
Формирование ведомости непогашенных остатков начинается с выделения из общей суммы дебиторской задолженности на конец квартала помесячной задолженности; затем рассчитывается доля этой задолженности в объеме реализации этого месяца. Например, согласно данным таблицы4.3, в октябре компания реализовала товаров на 100 000 руб., денежные средства в счет оплаты этих поставок поступили в полном объеме в течение IV квартала, следовательно, дебиторской задолженности, образовавшейся в октябре, но состоянию на 31.12 нет, в ноябре объем реализации составил 80 ООО руб., при этом оплата за реализованный товар, согласно условиям договора, поступит только вянваре, следовательно, на 31.12 дебиторская задолженность, возникшая в ноябре, составит 80 000 руб., или 100% от ноябрьского объема реализации, и т. д. Затем, сравнивая суммы остатков непогашенной задолженности за кварталы, можно сделать вывод об изменении платежной дисциплины дебиторов. Так, согласно таблицы4.5, в IV, I и III кварталах сумма остатков непогашенной задолженности остается неизменной и составляет 200%, однако во втором квартале этот показатель составляет 112%, что свидетельствует об ускорении получения денежных средств от дебиторов в этом квартале.
Ведомость непогашенных остатков используется не только для контроля за платежной дисциплиной дебиторов, но и для планирования величины дебиторской задолженности в предстоящих периодах.
Следующий этап алгоритма управления дебиторской задолженностью предполагает выбор инструментария, с помощь которого и будет осуществляться непосредственное управление дебиторской задолженностью . Современная финансовая наука предлагает множество таких методов и инструментов, и в зависимости от функционального назначения их можно сгруппировать следующим образом:
Инвестиционные методы и инструменты;
Инкассационные методы и инструменты;
Методы и инструменты рефинансирования.
Результаты применения этих методов и инструментов зависят от нескольких факторов: от традиций, сложившихся в конкретной отрасли; степени влияния компании на рынок товаров; достоверности маркетинговой информации; доступности и стоимости финансовых источников; типа выбранной кредитной политики; соотношения себестоимости и цены продукции.
Напомним, что под методом управления дебиторской задолженностью понимается совокупность приемов или операций, подчиненных решению конкретных задач, а пол инструментом - договор или любой регламент, в результате исполнения которого будет изменяться состояние дебиторской задолженности.
Еще одним наиважнейшим этапом управления дебиторской задолженностью является регламентация использования этих методов и инструментов и формирование кредитной политики предприятия.
